Importanta procedurilor scrise intr-o companie
Procedurile scrise reprezinta componenta principala intr-o companie, indiferent de marimea sa si de domeniul de activitate. Cu ajutorul acestora, companiile economisesc timp, resurse financiare, resurse umane, au angajati mai bine pregatiti si mai eficienti si se pot concentra mult mai usor pe dezvoltarea afacerii.
Pe scurt, ele descriu cum ar trebui sa decurga un proces in practica, similar cu un manual de utilizare.
Procedurile trebuie sa fie intocmite intr-un mod structurat, cat mai inteligibil si usor de urmarit, sa tina cont de legislatia aplicabila si riscurile ce pot impacta respectivul proces.
Premergator elaborarii procedurilor documentate, este imperios necesar sa se intocmeasca:
-Inventarul cadrului legislativ reprezentativ si semnificativ, intern si extern, care reglementeaza activitatea respectiva
-Inventarul tuturor activitatilor specifice care presupun prelucrari de date cu caracter personal
-Inventarul activitatilor procedurabile ( mai multe activitati specifice pot face obiectul unei singure proceduri)
-Inventarul tuturor activitatilor specifice desfasurate la nivelul fiecarei activitati semnificative
De ce sunt utile procedurile?
-Angajatii inteleg mai bine procesul si pasii ce trebuiesc urmati si astfel scade probabilitatea de a face greseli dintr-o intelegere neadecvata
-Procesul poate fi verificat mai usor cu rezultate mai bune de catre management si de catre auditori
-Angajatii noi asimileaza mai repede informatia necesara si au nevoie de o perioada de training mai mica
-Firmele care doresc sa se certifice ISO trebuie sa implementeze proceduri interne
-Procesele care au la baza proceduri sunt in general mai bine structurate, exista proceduri standard de la care se poate porni si care se adapteaza la particularitatile firmei
-Prin procedurarea unui proces, acesta poate fi optimizat mai usor, deoarece se pot identifica pasii redundanti, interdependentele, activitatile care nu aduc valoare, blocajele din proces.
-Ne ajuta sa ne desfasuram activitatea intr-un mod mult mai eficient si mai structurat
-Ne ajuta sa stabilim clar trasabilitatea responsabilitatilor
-Ofera predictibilitate, stabilitate si siguranta in desfasurarea activitatilor
Pe langa avantajele enumerate mai sus trebuie sa luam in calcul ca atunci cand vrem sa redactam si sa implementan proceduri interne:
-Trebuie sa alocam timp si resurse pentru documentarea, scrierea si actualizarea lor
-Daca nu exista specialisti cu experienta in intocmirea procedurilor la inceput, se poate apela la consultanti/specialisti in acest domeniu, ca apoi actualizarea procedurilor sa fie facuta intern
-In practica se observa faptul ca, cu toate ca exista proceduri scrise si traininguri facute angajatilor, acest lucru nu este suficient.Managementul trebuie sa se asigure ca aceste proceduri sunt respectate de catre angajati
-Aceasta asigurare se obtine prin sistemul de controale interne implementat de catre management ( verificare continua) sau alte verificari/ evaluari independente/audituri inerne, business control cheks, audituri ISO, audituri financiare etc.)
Insa, in mod realist, o firma nu va avea aceiasi angajati pentru totdeauna. Atunci cand angajatii pleaca, se pensioneaza, sunt promovati etc., orice companie trebuie sa se asigure ca pastreaza cunostintele acestora in cadrul organizatiei. Crearea de proceduri operationale va permite pastrarea si transmiterea facila a cunostintelor organizationale catre noii angajati.
Cine intocmeste procedurile interne?
Un pas important, necesar in elaborarea procedurilor interne il constituie alocarea resurselor umane si logistice, acestea fiind factori importanti ce se vor reflecta in eficienta ulterioara implementarii acestora.
In masura in care, in cadrul societatii nu exista specialisti cu experienta in intocmirea procedurilor se poate apela la profesionisti ai dreptului, respectiv avocati sau consilieri juridici, pentru ca procedurile sa fie emise cu respectarea prevederilor legale, aspect essential pentru companie.
Odata elaborate, procedurile trebuie sa fie implementate la nivelul societatii, fie prin mijloace interne de implementare cu circuit inchis ( ex:intranet), fie prin comunicarea acestora salariatilor prin intermediul conducatorilor de department sau prin traininguri organizate de catre managementul societatii.
In concluzie, prin elaborarea si implementarea procedurilor interne de lucru sunt protejati depotriva atat societatea emitenta cat si salariatii acesteia.
Ghidandu-se dupa pasii unei proceduri, angajatii inteleg mai bine cum trebuie sa actionize in diferitele situatii, ceea ce ii ajuta sa evite confuzia si greselile si sa isi atinga mai usor obiectivele
Garantia suprema este data de legalitate, aplicabilitate,trasabilitate.
Vrei sa procedurezi activitatea companiei astfel incat sa fie totul atat legal cat si functional? Noi te putem ajuta! Apeleaza cu incredere!
